Что такое эффективное планирование и как этот процесс построен в ADINDEX

Мало классно делать свою работу. Очень важно правильно и грамотно организовать взаимодействие команд в отделах, чтобы все процессы выполнялись согласованно и эффективно, а сотрудники достигали высоких результатов.

В ADINDEX эффективно планировать – это значит думать о будущем для достижения поставленных целей.

Планирование — базовая функция менеджмента наряду с организацией, мотивацией и контролем. Планирование своей работы, кратких и долгосрочных задач, результатов – ключевой процесс, который помогает преобразовывать цели в реальные результаты. В тех компаниях, где работа начинается с постановки целей и планирования и организована по плану, ключевые показатели выше, а сотрудники — эффективнее.

Так как же планируют дела в ADINDEX?

У ADINDEX есть своя система эффективного планирования  для обеспечения продуктивной работы всех основных процессов. Это несколько видов встреч:

• Скрам.
• Ежемесячная встреча.
• Ежеквартальная встреча. 

Разберем каждый формат по-отдельности.

Скрам – ежедневная 5-15 минутная встреча внутри отдела, на которой сотрудники обсуждают планы на день и итоги предыдущего дня в формате “План/Факт”. Скрам помогает сотруднику планировать дела на день и грамотно распределять время на каждую задачу. 

Отличие скрама от остальных офисных встреч – в оперативности. Сотрудники очень кратко рассказывают о сделанных делах, не распыляются на подробности (хотя, такое тоже бывает). Здесь важно обозначить задачи и поделиться планами с другими ребятами. Это помогает не откладывать дела на потом, а действительно выполнять их. Это дисциплинирует в первую очередь самого сотрудника. А еще дает понимание остальным, чем он занимается прямо сейчас.

Ежемесячные встречи проходят совместно с руководителем компании и отделом. Ребята разбирают текущие проекты, делятся опытом друг с другом, результатами своей работы за месяц и определяют приоритеты задач. 

Месячная встреча позволяет руководителю понять, что сделал сотрудник за месяц, каких целей он достиг, что было ему сложно, а в каких ситуациях наоборот, было легко.

У каждого сотрудника ADINDEX есть KPI на квартал и месяц. На ежемесячных встречах обсуждается выполнение этих KPI: если сотрудник успешно справляется со своими задачами, то его уровень повышается, а руководитель ставит ему новые цели. Так сотрудники ADINDEX растут.

Ежеквартальные встречи проходят один раз в квартал (три месяца) в таком составе: руководитель компании, сотрудник и его наставник. Наставником может быть сотрудник позиции Middle и выше или непосредственно руководитель отдела. 

Квартальная встреча – хороший способ отследить профессиональный и личностный рост сотрудника, его текущий уровень квалификации (Junior, Middle или Senior). В ADINDEX сотрудник из категории Junior может стать Middle за год-полтора. Поэтому мы придумали дополнительную градацию и разделили каждую категорию на три подкатегории. Например, Junior 1, 2 и 3. Чтобы перейти из категории Junior 1 в Junior 2, сотруднику как раз хватает одного квартала. 

В формате квартальных встреч удобно отслеживать рост сотрудника: если человек в компании новый, то за три месяца он может понять, близки ли ему ценности ADINDEX, ритм работы и хорошо ли с коллегами. Обычно этого времени достаточно для понимания, подходят ли друг другу компания и новый сотрудник. 

Некоторым может показаться, что встреч в ADINDEX слишком много. Но это не так: благодаря постоянной коммуникации можно решить сразу много проблем. Иногда получается так, что сотрудник приходит работать в один отдел, а в итоге остается в другом. Он не увольняется! Именно постоянные коммуникации помогают понять, что же все-таки интересно сотруднику.

В ADINDEX это нормальная практика – не увольнять сотрудников, если у них что-то не получается, а при наличии мест в других отделах пробовать их в новых задачах. Мы не хотим терять талантливых людей, и, в любом случае, выращиваем из всех, кто с нами остается, классных специалистов. И даем выбор, чем им заниматься. Это реально круто, я нигде не встречала подобных практик.

Грубо говоря, если руководитель отдела видит потенциал сотрудника в другом направлении или же сам сотрудник изъявляет желание попробовать что-то новое — компания никого не ограничивает и даёт свободу в принятии решений. Конечно есть много НО. Они в основном возникают в случае сильной загрузки во время высокого сезона, например, осенью и перед новогодними праздниками. Поэтому большинство подобных рокировок из одного отдела в другой происходит в период весны/лета, когда есть возможность уделять больше времени размышлениям и развитию.

Сотрудники во всех отделах различаются. Например, SEO-специалисты в большинстве случаев серьёзные и молчаливые, любят механическую работу и работу с цифрами. SMMщики напротив: расслабленные и более разговорчивые, креативные, шумные и юморные. Поэтому начать работу в ADINDEX можно в одном отделе, а потом запросто найти себя в другом и стать частью противоположной по характеру команды. Это совершенно нормально!

Что дает планирование сотруднику

• Личный и профессиональный рост.
• Понимание, в какую сторону расти и что для этого нужно делать.
• Какие действия на пути к цели лишние.
• Понимание, какие задачи более приоритетные, а что можно отложить на потом без ущерба для результатов.
• Понимание того, что сотрудник находится в нужном месте и в нужное время. А если точнее, то в нужном отделе с людьми, которые ему близкие по духу. Если же что-то идет не так, всегда можно обсудить переход в другую команду агентства. В этом нет ничего сложного и страшного!

Что дает планирование компании

• Понимание, чем занимаются сотрудники, как организовывают свой рабочий день и достигают целей.
• Высокую эффективность работников: на встречах всегда можно обсудить и скорректировать действия сотрудников, направить их в нужное русло, подсказать.
• Прозрачность в работе. Никто ничего ни от кого не скрывает, все друг с другом честны и открыты.
• Приоритетность задач и достижение глобальных целей вместе.